MICE(Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions) 산업에서 숙박 업무는 행사 참가자들이 편안하게 행사에 참석할 수 있도록 중요한 역할을 합니다. 대규모 회의나 전시회를 위한 숙박 예약은 단순히 숙소를 제공하는 것을 넘어, 참가자들의 경험을 향상시키고 행사 운영의 효율성을 높이는 데 중요한 요소로 작용합니다. 이번 블로그 글에서는 MICE 숙박 업무 프로세스에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
숙박 업무 프로세스
- 참가자 숙박 제공여부 협의 (1인1실, 2인1실 사용여부, 제공 숙박일수 등 협의)
- 행사 규모에 맞는 호텔 제안, 객실 타입별 사전답사 필요 (행사에 따라 호텔 등급별 제안 필요 ex.특1급, 특2급, 레지던스 등)
- 숙박 견적 요청 (객실 블록 해제 객실수량 및 일정확인) – 1차 객실 블록, 참가자 등록 여부에 따라 2차 블록해제, 3차 확정
- 어메니티 및 미니바 관련 배치 협의
- 참가자 확정 시 루밍 리스트 작성
- Confirmation Letter 발송 (개별 예약시 꼭 발송), 단체 예약시에도 확인
- 현장 체크인시 객실 안내 (사전 협의로 객실 배정되면 좋음, 안될경우 현장 확인)
- 최종 루밍 리스트 확인
- 웰컴레터 객실 비치 (호텔과 협의)
- 호텔과 참가자 개인별 특이사항 전달