우리가 국제행사를 기획하고 운영할 때 연사 초청 및 관리에 대한 업무를 알아보려고 합니다.
연사섭외 프로세스
1. 국제행사를 유치 및 기획할 때 행사에 대한 아젠다 (Agenda) 선정
2. 주제에 맞는 연사를 제안하거나 주최자가 원하는 연사를 섭외
– 연사 섭외 전문기관인 스피커스뷰로, 국제기구, 정부기관, 협회, 출판사 및 미디어 등을 통해 섭외
– PCO가 인터넷등을 통해 연락처 확인 후 직접 섭외
초청자 지원 범위 주최측과 협의
– 연사료
– 숙박비 지원 (몇박까지 지원할지 )
– 항공비 지원
VIP 초청방법 (각국 대통령, 총리, 왕족, 장차관 초청)
– 외교부 및 법무부와의 업무 협조를 바탕으로 초청 진행
– 외교부와 업무협조를 통해 official invitation letter 발송
– 초청 확저시 지원범위 안내 (참석시 제공 항공, 숙박, 체류비 등), 등록양식 발송
– 각기관별 의전 협의 진행
– 영접 및 의전과련 자료 작성
연사섭외 시 주의사항
– 프리랜서로 활동하는 연사의 경우 개별 연락 진행
– 전 대통령이나 노벨 수상자 유명 연예인 등의 경우는 소속된 에이전시 통해 커뮤니케이션 후 계약서 작성 후 연사 섭외 (지원사항 문서화 필수)
– 초상권 및 저작권에 대한 협의 반드시 동의서 받기
현장 연사 관리시
– 현장 프리뷰룸 또는 연사대기실에서 사전 미팅
– 발표자료 확인
행사 후
– 감사레터 발송