MICE(Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions) 산업에서 회의 업무는 행사 성공의 핵심 요소 중 하나로, 효과적인 회의 관리가 이루어져야 참가자들에게 유익한 경험을 제공합니다. 회의 업무는 다양한 분야의 전문가들이 모여 정보를 교류하고, 협력하며, 문제를 해결하는 중요한 시간을 마련하는 과정입니다. 이번 블로그 글에서는 MICE 회의 업무 프로세스를 중점적으로 다뤄, 회의 준비부터 진행, 후속 작업에 이르기까지의 전체적인 흐름과 그 중요성에 대해 상세히 소개하겠습니다.
회의 사전업무 프로세스
- 행사장 답사
- 행사장 견적 확인 및 확정
- 사전 설치 일정 협의 (야간 설치의 경우 전체 설치팀 인건비 등 비용 추가)
- 회의장별 도면 확인 (무대위치, 테이블 배치, 좌석수, 콘솔위치, 이동동선 공간 여유 길이 확인)
- 프로그램별 인원수에 맞는 회의장 배치도 작성
- 행사 일주일전 시스템 발주(영상, 음향, 조명, 중계, 통역, 특수효과 등)
- 행사 특성에 따라 전문인력 발주 (사회자, 의전도우미)
- 기타 물품 발주(꽃다발, 코사지, 리본 커팅 등)
- 무대 화면 브릿지(간지슬라이드) 작성
- 시나리오, 큐카드 작성 (사회자용, 스텝용)
- 큐시트 작성 (시스템팀용, 스텝용)
- 큐카드 작성
- 발표자료 확인(글꼴, PDF or PPT 사용, 자체 노트북 사용여부-맥, 윈도우확인, 영상송출시-음성,화질 등)
- 프로그램북 필요에 따라 제작
- 초청담당자에게 발표시 안내사항 전달하여 가이드라인 발송
회의 현장업무 프로세스
- 행사장 세팅 확인(무대, 제작물, 시스템팀, 호텔 테이블 및 좌석배치, 콘솔 등 정위치 확인)
- 콘솔 브릿지 및 발표자료 등 영상팀 전달 및 확인
- 명패 세팅, 테이블 위 물품 세팅 확인
- 시스템 드라이 리허설
- 전체 리허설 – 대역을 통해 실제 처럼 리허설, 동선 확인, 포디움 및 테이블 마킹
- 초청담당자와 함께 연사 참석여부 확인
- 회의장 운영요원 교육 및 업무 배치
- 행사 후 브릿지 및 발표자료 백업 (미동의 연사 자료는 삭제)